Implantación de un ERP

SOFTWARE ERP

Implantación de un sistema ERP

Cuando llega el momento de implantar un software ERP en su empresa se inicia un proceso en el que hay que organizar y tener muy claras las tareas a realizar de todas las personas que intervendrán en mayor medida en el proyecto de implantación de un ERP de Gestión Empresarial. A continuación le detallamos los puntos mas importantes que conviene tener en cuenta:

Aplazar modificaciones personalizadas


Un error habitual que cometen las empresas antes de iniciar el proyecto de implantación de un ERP es solicitar modificaciones en el ERP a implantar pretendiendo que sea una copia del anterior aplicativo con el que han estado trabajando hasta ese momento. Este planteamiento del cliente hará que el proyecto se alargue en el tiempo y que aumente el coste del mismo, entre otras consecuencias negativas. La experiencia y el sentido común indican que lo mas satisfactorio para el cliente es esperar a comprender y a utilizar el nuevo ERP antes de solicitar modificaciones personalizadas, ya que probablemente el nuevo ERP le aporte nuevos enfoques y caminos a la hora de gestionar ciertos procesos a los que el cliente estaba mas que acostumbrado a realizarlos con su antiguo software.

La importancia de la formación y el conocimiento


El grupo humano de la empresa será el motor que moverá el nuevo ERP, y será la clave del éxito en cualquier implementación de un ERP. Una buena formación del personal será esencial para el buen hacer en la gestión del dia a dia y obtener el máximo rendimiento del ERP implantado. Será de vital importancia tener en cuenta a los diferentes perfiles de las personas que utilizarán el ERP, desde el director financiero pasando por un comercial, el responsable del almacén o la persona que gestione las compras y el aprovisionamiento. Todos y cada una de esas personas formarán parte de una cadena de trabajo en la que es muy importante que todo el mundo tenga claras sus funciones, como realizarlas con la máxima eficiencia y saber que hacer en situaciones excepcionales. A la formación y a la capacitación de las personas conviene dedicarle el protagonismo necesario en la implantación del ERP. El mejor ERP en manos del mejor implantador instalado en una empresa con un nivel formativo bajo significará un fracaso seguro en la implantación y puesta en marcha del mismo.


Una vez que ha elegido el proveedor y el producto, y
adquirido el software, entonces ahora es el momento
de instalar la solución. Si ha realizado sus tareas, este
es uno de los momentos más excitante del proceso,
sin embargo, este también puede ser un momento
frustrante! Tomará tiempo instalar en forma
adecuada y segura el nuevo software, sin dañar o
invalidar su sistema existente. Inevitablemente, habrá
que además resolver algunos imponderables.
¿Cuál es la mejor manera para que un proceso
de implementación resulte exitoso?
Siga esta guía:
Posponga modificaciones
Uno de los errores más comunes que cometen las
empresas es solicitar modificaciones extensas a
programas antes de instalarlos y usarlos. En vez de
hacer funcionar un sistema nuevo como el anterior,
espere hasta que usted comprenda cómo funciona
el nuevo sistema antes de intentar modificarlo
o personalizarlo.
Provea buena capacitación
Aún el mejor software puede ser una pesadilla para
la empresa si no se capacita adecuadamente el
personal para usarlo. El personal es la clave del éxito
en cualquier implementación de software de
contabilidad. La buena capacitación del personal
es esencial y brindará la información, práctica
y compromiso necesario para obtener el máximo
beneficio del software.
Favor tome en cuenta que distintas personas dentro
de su empresa tienen distintas habilidades y niveles
de experiencia con computadoras; una clase de
capacitación no será probablemente suficiente para
cada usuario del sistema. Pregunte a su consultor
o proveedor de software por un plan que tenga
en cuenta a todo el personal de su empresa,
considerando el nivel técnico de cada empleado
para así tener a todo el personal a un mismo nivel.
Mantenga informado al personal
Frecuentes reuniones de revisión durante la fase
de implementación también ayudarán al personal
a familiarizarse con el nuevo sistema. No sorprenda
a los usuarios – infórmelos cuando ocurrirán las
modificaciones. Además, mantenga involucrado a su
equipo de gerentes durante todo el proceso de implementación
a través de reuniones, capacitación, etc.
No se apresure demasiado
Apresurar la implementación puede producir errores
y tensión innecesaria. Calcule que la instalación
e implementación del nuevo software se efectúe
durante el período de menor actividad en su
empresa. Cuando usted se encuentre listo para
comenzar a utilizar el nuevo sistema, intente hacerlo
durante un fin de semana, de esta forma minimizar
las posibles interrupciones comerciales de la
empresa. Inclusive puede considerar comenzar
a utilizar el nuevo sistema módulo por módulo y
operarlo en forma paralela con su sistema actual,
esto con el objeto de verificar y comparar los
resultados.
Modifique cargos laborales para reflejar
mayores responsabilidades
Es casi seguro que el proceso de implementación le
presente a uno o más empleados con la posibilidad
de desempeñar un trabajo excepcional o exceder el
papel que ha tenido en el pasado. Trabajo
adicional—noches, fines de semana—también puede
ser necesario. Premie estos esfuerzos con una
bonificación inmediata y/o un ascenso.
Planee tener una revisión y evaluación
continua
Planifique revisar y evaluar el sistema en forma
frecuente (tres, seis, nueve meses) comparando los
resultados del nuevo sistema contra sus expectativas
y los resultados del antiguo sistema. Comuníquese
inmediatamente con su consultor y proveedor para
resolver dificultades o responder preguntas.
Documente todas las